O conceito de Shadow IT se refere ao uso de tecnologias, aplicativos e dispositivos por funcionários de uma organização sem o conhecimento ou aprovação da área de TI. Embora muitas vezes essas ferramentas sejam adotadas para aumentar a produtividade, elas trazem riscos significativos à segurança da informação, à conformidade e à governança corporativa. Neste artigo, exploraremos o fenômeno de Shadow IT, seus riscos, impactos e como as empresas podem adotar uma abordagem proativa para gerenciar a utilização de tecnologias não autorizadas.
O que é Shadow IT?
O termo Shadow IT descreve as soluções tecnológicas que são implementadas pelos colaboradores sem passar pela área de TI da empresa. Isso pode incluir:
- Aplicativos na nuvem: Ferramentas como Google Drive, Dropbox, e Slack sendo usadas sem o conhecimento da equipe de TI.
- Dispositivos pessoais: Funcionários que conectam seus próprios dispositivos móveis, laptops ou até mesmo dispositivos de Internet das Coisas (IoT) à rede corporativa.
- Software não autorizado: Utilização de softwares e plataformas de produtividade ou comunicação não aprovados pela TI corporativa.
Esse fenômeno geralmente ocorre quando os colaboradores buscam soluções mais rápidas ou eficientes para suas tarefas cotidianas, mas pode resultar em uma série de desafios de segurança.
Os Riscos e Desafios do Shadow IT
- Vulnerabilidades de Segurança: As soluções tecnológicas não autorizadas podem não seguir as práticas de segurança adequadas e podem estar vulneráveis a ataques cibernéticos, comprometendo dados sensíveis da empresa.
- Falta de Governança e Conformidade: O uso de aplicativos e plataformas sem controle pode violar regulamentos de conformidade, como a LGPD ou o GDPR, uma vez que dados podem ser armazenados em locais não seguros ou em servidores fora da jurisdição.
- Gerenciamento de Dados Confuso: Sem a centralização do gerenciamento de TI, pode haver dificuldade em monitorar e controlar onde os dados estão sendo armazenados e como estão sendo acessados, criando um ambiente de risco.
- Perda de Visibilidade sobre a Rede: Quando a TI não tem controle sobre as ferramentas utilizadas, fica difícil monitorar as ameaças à rede e a integridade dos sistemas corporativos.
Por que o Shadow IT está crescendo?
A crescente adoção de soluções baseadas na nuvem, dispositivos móveis e a busca por produtividade são alguns dos principais motivos pelos quais os colaboradores recorrem ao Shadow IT. O crescimento do trabalho remoto e a mudança para modelos mais flexíveis também ampliaram esse fenômeno.
Como as Empresas podem controlar o Shadow IT?
- Monitoramento e Análise de Tráfego: Implantar soluções de monitoramento de rede que permitam identificar aplicativos e dispositivos não autorizados. Ferramentas de Data Loss Prevention (DLP) também podem ajudar a identificar comportamentos e acessos não autorizados.
- Educação e Conscientização: Treinar os funcionários sobre os riscos envolvidos no uso de tecnologias não autorizadas e as políticas da empresa relacionadas ao uso de TI.
- Criação de Políticas Claras de TI: Estabelecer políticas de uso de tecnologias que incluam soluções alternativas que sejam seguras e eficazes, permitindo que os funcionários ainda possam ser produtivos sem comprometer a segurança.
- Utilização de Soluções de TI Apropriadas: Oferecer alternativas para os aplicativos populares usados pelos funcionários, mas dentro do ambiente controlado e seguro da empresa. Isso pode incluir opções de colaboração na nuvem, como Microsoft 365 ou Google Workspace.
- Implementação de Ferramentas de Shadow IT Management: Utilizar ferramentas que monitoram e gerenciam o uso de Shadow IT, ajudando a TI a obter visibilidade e controlar quais serviços estão sendo usados e garantindo conformidade com as políticas internas.
Como o Shadow IT pode ser beneficioso quando gerenciado corretamente?
Embora seja importante controlar e mitigar os riscos do Shadow IT, também é possível aproveitar suas vantagens:
- Inovação e Agilidade: Permitir que os colaboradores usem ferramentas e tecnologias que atendem suas necessidades pode acelerar a inovação e aumentar a agilidade dos processos de trabalho.
- Maior Satisfação dos Funcionários: Quando as equipes de TI permitem o uso de ferramentas que os colaboradores já estão familiarizados, isso pode aumentar a satisfação no trabalho e a produtividade.
Conclusão:
O Shadow IT é uma realidade que muitas empresas enfrentam, especialmente com o avanço das soluções de nuvem e dispositivos pessoais. Embora possa aumentar a produtividade e inovação, também representa um grande risco à segurança, governança e conformidade. As empresas precisam adotar uma abordagem equilibrada, com visibilidade e controle sobre o uso de tecnologias, educando seus funcionários e implementando ferramentas adequadas para gerenciar o Shadow IT. Quando gerenciado corretamente, o Shadow IT pode, de fato, se tornar um facilitador da inovação, mas sempre com a segurança e o compliance em primeiro plano.
